CIT Spezifikation v0.9 - es/vgt idf 260901

2.1. Ausgangssituation

2.1.1. CIT-Archiv Anforderungen

An der Dombauhütte St. Stephan werden alle Dokumente seit 1945 zum und über den Dom zu St. Stephan archiviert und verwaltet. Das Archiv wird von einem eigenen Archivar betreut. Der Verleih von Archivalien erfolgt in Abstimmung mit dem Dombaumeister.

Zu den Archivalien zählen Pläne, Fotos, Mikrofiches, Glasplatten und Dokumente.

Im Rahmen des EU-Projektes Cathedral.IT soll neben einem Routine-System für die Alltagsarbeit ein System zur Digitalisierung und Archivierung dieser Archivalien (digitale Kopien) konzipiert und realisiert werden (vgl. Kapitel 1.4. Nutzungs- und Funktionskonzept).

Das Archiv-System soll als wachsendes System die Verwaltung der Archivalien unterstützen, in zeitgemäß verbesserter Form den Eintrag von Daten und den Zugang zu den Datenbeständen ermöglichen. Das Archiv-System wird auf einer Wissensdatenbank aufbauen und soll allmählich zu einer umfassenden, objektbezogenen Wissensdatenbank werden.

Ziel ist die Schaffung einer hybriden, digitalen Verwaltungslösung für die Archivalien um:

• Originale vor Abnutzung und Verlust zu schützen;

• Originale zu konservieren (Digitalisierung) und damit
Veränderungen an den Originalen über die Zeit zu korrelieren zu können;

• Die Zugänglichkeit zu den Dokumenten (digitalen Kopien) einfacher zu machen (weltweiter Zugriff).

2.1.2. Cathedral.IT-Archiv: Datenbestand / Datentypen

Der derzeitige Datenbestand an der Dombauhütte umfaßt ca. 22.400 Archivalien. Weiters gibt es spezielle Informationen, die zum Erhalt des Domes gehören:

Tab. 2-1: Cathedral.IT-Archiv: Datentypen

Die nachfolgende Aufstellung enthält eine Aufgliederung der Archivalien und ein Grobkalkulation der „digitalen Erfordernisse“:

Tab. 2-2: Cathedral.IT-Archiv: Archivalien/Übersicht

Der derzeitige Archivbestand (Hochrechnung ohne evtl. Komprimierung) ergibt - bei ca 22.000 Objekten im Bestand – ca. 304 GB:

Zusätzlich ist noch mit – je nach Ausbauzustand – 500 - 3000 Mittelformatdias zu rechnen.

2.1.3. CIT-Archiv: Datenfeldkatalog, Workflow

Die unter 2.1 angeführten Datenbestände lassen sich in folgende Objekttypen untergliedern:

Tab. 2-3: Cathedral.IT-Archiv: Objekttypen

Die Objekte werden zur Erfassung mit folgenden Bezeichnungen festgelegt:

Tab. 2-4: Cathedral.IT-Archiv: Archivalien/Übersicht

Datenfeldkatalog einfügen!!!

Die nachstehende Abbildung zeigt die Zusammenhänge der einzelnen Objekte und Einsatzbereiche im Sinne eines „Workflows“.

Workflow

Abb.2-x: Quelle: Publikation deutscher Museumsbund

2.1.4. CIT-Archiv: Gliederungsstruktur (=Zerfallstruktur) / Glossar

Eine Zerfallstrukturgliederung für den Dom wird im Rahmen des CIT-Projektes erstellt. Die Struktur wird im BPDM-System festgelegt und für die einzelnen Kartierungen in das Kartierungserfassungssystem übernommen. Die Gliederungsstruktur bildet ein gemeinsames Orientierungssystem für alle CIT-Komponenten. Die nach der Kartierung in das BPDM-System rückgeführten Daten und nach Projektabschluß ins CIT-Archiv übernommenen Daten können dadurch eindeutig verortet werden. Die in der Datenbank abgelegten Objekte werden über Relationen mit der Gliederungsstruktur verknüpt. Somit ist es möglich, alle relevanten Informationen zu einem bestimmten Gebäudeteil am Dom schnell aufzufinden.

Die Gliederungsstruktur zieht sich als "roter Faden" durch alle Bereiche des Sytems - jeder Bauteil erhält einen Code, der im 3D-Modell, am Bauwerk, in den Plänen und in der Datenbank ident ist - damit ist eine durchgängige Schnittstelle sichergestellt.

Gliederungsstruktur am Gebäude und 3D-Baukörper	Gliederungsstruktur in den Plänen und Arbeitsunterlagen	Gliederungsstruktur in der Datenbank

Gliederungsstruktur Grafik

Glossare können durch die beteiligten Nutzergruppen des CIT-Systems erstellt werden.

2.1.5. CIT-Archiv: Nutzer / Zielgruppen / Rollen

Das CIT-Archiv bietet den Zugang zu den eingepflegten Materialien lokal oder über das Internet an:

Der Internet-Zugang erfordert lediglich einen Internet-Browser oder gegebenenfalls einen Acrobat-Reader für PDF-Dokumente.

Folgende Zielgruppen des Teilsystems Archiv können differenziert werden:

Tab. 2-x: Cathedral.IT-Archiv: Zielgruppen – Nutzer/Kunden – Tätigkeiten/Nutzungen

Im wesentlichen kann hinsichtlich der Zielgruppen für das CIT-Archiv-System zwischen einer Hauptgruppe an Nutzern/Kunden und benachbarten Zielgruppen unterschieden werden:

Abb. 2-x: Cathedral.IT-Archiv: Haupt- und Nebennutzer des CIT-Archivsystems

Hauptnutzer ist das Dombausekretariat und die Dombauhütte.

Die Nutzergruppen werden entsprechend den Anforderungen an das Archiv-System angebunden. Für den Zugriff auf die Datenbestände werden Rollen definiert.

Die nachfolgenden Tabellen geben einen Überblick über die Hauptgruppe der Nutzer sowie die weiteren Zielgruppen der Nutzer/Kunden.

Hauptgruppe

Tab. 2-x: Cathedral.IT-Archiv: Hauptgruppe Nutzer

Weitere Zielgruppen

Tab. 2-x: Cathedral.IT-Archiv: Weitere Zielgruppen

2.1.6. CIT-Archiv: funktionelle Konzeption und Einbindung

Das Archiv-System ist gekoppelt mit einem Bestands- und Projekt-Daten-Management-System (BPDM-System) - für die CAD/GIS-Datenbearbeitung sowie die Schadenskartierung, einem Routinesystem zur Verwaltung täglicher Arbeiten:

Sämtliche Daten des Alltagsystems können/sollen selektiv in das Archiv übergeführt werden (z.B. Tagebücher). Die Überführung erfolgt nach Abschluß eines Projektes zur Schadenskartierung (Kartierungslos) durch sorgfältige Auswahl der erfaßten Dokumente.

Das Archiv-System umfaßt daher einerseits:

1)  Archivbereich: alle oben angeführten Bestanddaten seit 1945, (welche zu digitalisieren sind) sowie die neu erfaßten oder zu erfassenden Materialien die zum Bestand des Doms gehören.

Das Alltagsystem (BPDM-System) unterscheidet sequentielle und parallele Arbeitsabläufe:

Die sequentiellen Abläufe in einem Projekt werden in Phasen und Versionen organisiert, die parallelen Abläufe als Varianten  und Alternativen.

Zudem wird im Alltagsystem zwischen temporären und kontinuierlichen Projekten unterschieden; temporäre Projekte werden nach Abschluß in kontiuierliche Projekte übergeführt und dabei ins Archiv-System übernommen.

Abb. 2-x: Cathedral.IT-Archiv: BPDM-System und Archiv-System

2.1.7. CIT-Archiv: Funktionsanforderungen / Voraussetzungen

Ziele sind einerseits die vereinfachte Recherchemöglichkeit und Auswertung – auch im Hinblick auf Publikation (Datenexport), die einfache Ausdruck/Ausgabemöglichkeit (z.B. soll die Erstellung eines Vortrages auf Powerpoint aus den div. Archivbildern und Datenauswertungen komfortabel möglich sein) und der Zugang via Internet, andererseits die Erfassung und Dokumentation der aktuellen Arbeiten (via CAD/GIS samt Attributzuordnung etc.) mit bidirektionaler Anbindung an die Recherchemöglichkeiten sowie der Bereich eines „Wartungsplanes“ (Daten mit „Ablaufdatum“ – z.B. die Maßnahme xy hat in 10 Jahren überprüft zu werden, Zuordnung „10Jahre Gültigkeit, dann Wiedervorlage“).

Grundlegend ist zu beachten, daß der Serviceaufwand der Datenbank und der Webanbindung geringstmöglich zu halten ist, die Eingaben und Abfragen sollen nach Profilschlüsseln (Dombaumeister, Restaurator, Steinmetz, Archivar, Wissenschaftler, Tourist) erfolgen und müssen ohne besondere Fachkenntnis möglich sein.

Im einzelnen gelten folgende Zielsetzungen für die Ausbildung des Archiv-Systems:

Tab. 2-x: Cathedral.IT-Archiv: Zielsetzungen / Systemanforderungen

Mit dem Archiv-System soll ein Werkzeug geschaffen werden, das einfach und zuverlässig funktioniert und hinsichtlich der Erhaltung und Folgekosten schlank bleibt.

2.1.8. CIT-Archiv: Hybride - Lösung / BarCodes

Studien ergeben, daß die Lebensdauer der neuen Medien stets kürzer wird. Dies verlangt einen unentwegten Kopierprozeß der digitalen Daten auf neue Datenträger. Zum anderen ist eine exakte Digitalisierung mit sehr hohen Datenmengen verbunden, weswegen die Archivalien nur auf eine erforderliche und handhabbare Auflösung gescannt werden. Zu späteren Zeiten kann jedoch die Forderung nach höherer Auflösung laut werden, was ein Nachscannen der Archivalien erfordert. Positiver Nebeneffekt des Nachscannens ist, daß die unterschiedlichen (zeitversetzen) Scans auf Alterung der Archivalie analysiert werden können.

Hybride Lösung

Ein hybride Lösung zur Verwaltung der physischen Archivalien kombiniert mit den digitalen Kopien ist aufgrund der anfallenden Datenmengen bei der Digitalisierung, den technologischen Fortschritten im Bereich der Digitialisierungen sowie durch die beschränkte Haltbarkeit der Medien anzustreben. Dabei wird die Verwaltung auf digitaler Ebene durchgeführt, die Archivalien werden allerdings sowohl digital (eingescannt) wie auch physisch reproduziert (Microfiches).

Anmerkung betr. Mikrofiches

Tab. 2-x: Cathedral.IT-Archiv: Beschreibung des physischen Orientierungssystems

Details einfügen

2.1.9. CIT-Archiv: Schnittstellen und Formate

Die Archivalien werden im Archiv-System in folgenden Formaten abgelegt:

Tab. 2-x: Cathedral.IT-Archiv: Archivalien: Objekttypen und Formate

1. Import von Kariterungsdaten aus dem BPDM-System in das Archiv:

Kartierungslose müssen nach Abschluß des Projekts aus dem BPDM-System in einem „Kontainer“ an das Archiv-System als File-Paare (AutoCAD-DrawingFile DWG, Microsoft-Access-File MDB) übergeben werden. Zusätzlich sind im „Kontainer“ auch andere Dokumente wie Ton-Files, Dokumente und Bilder enthalten. Der „Kontainer“ muß auch nach 50 Jahren geöffnet werden können.

2. Import von „applikationsunabhängigen Kartierungsinformationen und Analsysedaten in das Archiv:

In diesem Prozeß werden webfähige, aufbereite und ausgewählte Dokumente aus der Auswertung der Kartierung ins Archiv übernommen (Text, Bilder in JPG, GIF, PDF). Die Information sind mit den „Kontainer“-Informationen aus dem BPDM-System zu verknüpfen.

3. Export von Archiv-Daten der Karitierung aus dem Archiv in das BPDM-System

Zur Kartierungsvorbereitung müssen relevante Bildmaterialien und bereits durchgeführte Kartierungsmaterialien in das BPDM-System rückgeführt werden können. Dabei sind die Kontainer aus dem Archiv zu exportieren. Die Suche nach den Kontainern muß über die verknüpften Kartierungsinformationen erfolgen.

Abb. 2-x: Cathedral.IT-Archiv: Schnittstelle BPDM-System

2.1.10. CIT-Archiv: Erfassungsprozeß

Die Erfassung bzw. Digitalisierung der Archivalien erfolgt nach Installation und Inbetriebnahme des CIT-Archiv-Systems.

Tab. 2-x: Cathedral.IT-Archiv: Archivalien - Scanprozeß

Vorteil dieses Vorgangs ist, daß es zu keinen Verwechslungen der Dokumente kommen kann (bspw. bei der Auslagerung des Scanprozesses).

Zur Kontrolle von Eingabefehlern sollten insbesondere für automatische oder –semiautomatische Erfassungsprozesse geeignete Werkzeuge angeboten werden. Bei großen Datenmengen sollte dies über Korrelationsprozesse möglich sein.

2.1.11. CIT-Archiv: System-Funktionen

Die nachfolgende Tabelle enthält eine Zusammenstellung der CIT-Archiv Systemfunktionen:

Tab. 2-x: Cathedral.IT-Archiv: System-Funktionen

2.1.12 . CIT-Archiv: Zugriffsrechte

Der Zugriff auf die Datenbestände erfolgt auf mehreren Ebenen:

Neben den üblichen administrativen Tätigkeiten (Installation, Updates, Diskspace bereitstellen, LogFiles-Auswertung) sind folgende Funktionen für eine zuverlässige Datenhaltung zu berücksichtigen:

Tab. 2-x: Cathedral.IT-Archiv: Funktionen für zuverlässige Datenhaltung

Service und Wartungsverträge zur Software sind mit den Herstellern auszuarbeiten. In den Service-Verträgen sind meist Software-Updates und Hotline enthalten. Software-Erweiterungen sollten optional angeboten werden.

Weiters ist Support durch Newsgroups, Konferenzen, Usermeetings und OpenSource-Groups zu berücksichtigen.

2.2. CIT-Archiv: Software-Lösungen

2.2.1 Ausgangssituation

Die Palette an Software-Lösungen für den Archiv- bzw. Museumsberiche ist weitreichend. Die Marketingmaterialien der Anbieter versprechen nahezu jede Möglichkeit:

In Cathedral.IT sollte deshalb besonders auf bestehende Software-Lösungen bei Projektpartnern (Passau, Regensburg, ..) Rücksicht genommen werden, weil hier bereits über Erfahrungspotiential im Einsatz von Archiv-Lösungen für Dombauhütten verfügt wird. Weiters werden Archivalien zwischen anderen Einrichtungen (Historisches Museum der Stadt Wien bzw. wissenschaftlichen Einrichtungen) ausgetauscht bzw. verknüpft. Deshalb wurden auch die in diesen Einrichtungen existierenden Lösungen untersucht.

2.2.2. Zielsetzungen

Zielsetzung ist eine Auswahl eines Archiv-System für die Dombauhütte, das möglichst den individuellen Anforderungen der Dombauhütte entspricht. Das System soll den technischen, finanziellen und organisatorischen Kapazitäten der Dombauhütte angepaßt sein. Die in Cathedral.IT geplanten Komponenten der Schadenskartierung müssen mit dem System verzahnt werden können.

2.2.3. Marktüberblick / Produkt-Auswahl

Die am Markt angebotenen Lösungen für Archive lassen sich grob in 3 Gruppen teilen:

Tab. 2-x: Cathedral.IT-Archiv: Kategorisierung von Softwarelösungen für Archive

Die Lösungen gliedern sich meist in Module, die je nach Anforderung der Archiv-Lösung bzw. Art der Einrichtung kombiniert werden können. So besteht bspw. in allen hier untersuchten Programmen ein Scanner-Modul zu Einarbeitung der Archivalien. Spezifische Archiv-Lösungen bieten komplexe Objekttypen und Verknüpfungen an, wenn Archivalien für wissenschaftliche Aufgaben verwendet werden. Chronologische Funktionen werden zur Erinnerung im Verleih bzw. zur Zustandserhaltung von Archivalien angeboten.

Die Angepaßtheit der Software an den Benutzer entscheidet über Arbeitsaufwand und Datenqualität.

Die Etablierung von Software-Applikationen am Markt kann durch 3 Formen erreicht werden:

1. Große (weltweite bzw. europäische) Organisationen setzen Standards;
2. Politisch wichtige Organisationen setzen Standards und etablieren eine Lösung;
3. Etablierung erfolgt über die Qualität des Produkts.

Nach den schon eingangs erwähnten Kriterien wurden insbesondere die bei Projektpartnern und mit der Dombauhütte zusammenarbeitenden Einrichtungen eingesetzten Lösungen untersucht. Dabei wurde die Auswahl auf die nachfolgenden 4 Lösungen eingegrenzt:

Tab. 2-x: Cathedral.IT: Untersuchte Archivlösungen

Ein Liste an weiteren Software-Lösungen ist unter 2.2.6. angeführt.

2.2.4. Beschreibung der Software-Lösungen

Folgend angefuehrte Loesungen wurden fuer den Einsatz in CIT diskutiert:

Die Auswahl wurde aus Recherchen, Empfehlungen und den Einsatz in Dombauhuette-Verwandten Einrichtungen vorgenommen.

2.2.4.1. Apollo Media Asset Management Systeme

Produkt: Apollo Media Asset Management System

http://www.apollo-imaging.com/german/html/products/index.html

Hersteller: Apollo

http://www.apollo-imaging.com

Kurzbeschreibung:

Apollo zählt zur Kategorie 3 der unter 2.2.3 beschriebenen Gliederung an Applikationen und bildet somit ein Basis-System, welches für den Kunden angepaßt wird.

Apollo Media Asset Management System besteht aus modular aufgebauten Komponenten basierend auf Oracle (OS-Komponenten: SUN, SGI, Intel).

Die Komponenten sind

System-Manager: Der System-Manager ist eine lokale Windows-Applikation.
Im System-Manger befinden sich Konfigurationtools wie Media-Manger, und Mars-Konfigurator, zu Voreinstellungen und Konfiguration von Bild-, Video- und Dokumententypen sowie Import- und Exportspezifikationen.

User-Manager: Einrichtung von Benutzern und Benutzergruppen.
Definition der vergebenen Zugriffsrechte.

Netzadmin: Zur Strukturierung der Referenzierungen

Docadmin: Dokumentendefinition

Typadmin: Strukturdefinition


Die Funktionalitäten bilden sich aus einem Betreiber-/Benutzermodell
(bspw. Bildagentur, Vertrieb von digitalen Bildern).
Der Einsatz der Lösung reicht von der Produktion bis zum Archiv und wird dem jeweiligen Einsatzbereich angepaßt.

Die Suche erfolgt über einen Thesaurus (Themen und Schlagworte), welcher über einen Thesaurus-Manager gewartet wird.
Abfragen erfolgen über M/@/R/S und sind auch über Internet möglich.
Ein Multimedia-Modul ist verfügbar.

Abb. 2-x: Apollo Benutzer-Betreibermodell

Module/Komponenten/Features:



Abb. 2-x: Apollo Komponenten

Apollo Media-Manager
Synaps: Thesaurus-Manager
M/@/R/S: Archive Retrival System
(http://www.apollomedia.cc/german/html/products/index.html)

Präsentation:

Die Präsentation der Lösung ist direkt beim Hersteller erfolgt.

Referenzen:

DaimlerChrysler AG, Stuttgart
http://www.dcmediaarchiv.com

Verwaltung von historischen Medien (Bilder, Filme, Plakate, ...) - Bestand ca. 2 Mio Bilder, 700 h Film; Einsatz: Phase I abteilungsintern, nach Einpflege der "Best of All"-Selektion, Bereitstellung im Intranet.

Otto Versand, Hamburg
Katalogproduktion: Verwaltung von Bildmaterial (Katalog, Alternativbilder) zur Vereinfachung der Katalogproduktion mit Katalogübernahmen einschließlich weltweitem Vertrieb des Bildmaterials an Tochterfirmen.

bauMax AG, Wien
http://www.baumax.com/index_flash.htm

Werbeplanung, Verwaltung von Produktdaten (teilw. Übernahme aus WWS), Bildern und Gestaltungselementen (Produktbilder, Logos, Stimmungsbilder, ...) zur teilautomatisierten Produktion von Werbemitteln (Kataloge, Flyer, Anzeigen...).

Landesbildstelle Württemberg, Stuttgart
Konservierung des Bildbestandes, Verwaltung des Bildmaterials und der Distribution samt Kontrolle von Retouren im Sinne klassischer Agenturabläufe.

Nova Photo Graphik Bildagentur, Wien
Bereitstellung von ca. 100.000 Bildern über Kulturpflanzen via Internettechnologie; Lizenzierung über Partnerunternehmen zur Herstellung von POS-Material, Samensäckchen etc. mit Urheberrechtverwaltung sowie mit voll integrierter Logistik.

TU-Wien, Institut für Raumgestaltung und Entwerfen
Multimedia-Datenbank für die Lehre.

Links über Apollo:

Daimler-Archiv
http://www.dcmediaarchiv.com

BauMax
http://www.baumax.com/index_flash.html

Bilddatenbankvergleich
http://www.profifoto.de/artikel/bilderbanking/bilddatenbanken.html

2.2.4.2. Artefact

Produkt: Artefact
http://www.e-archive.it

Hersteller: CMB Informationslogistic GmbH / archiv.it, Wien
http://www.cmb.at

Kurzbeschreibung:

Artefact fällt in die oben beschriebene Software-Kategorie 3.

Artefact ist eine Weiterentwicklung des ursprünglichen Produktes „Storager“, welches seit 1991 am Markt angeboten wird. Ein Beschreibung dazu ist im Software-Vergleichs-Bereicht des Deutschen Museumsbundes zu finden.
Artefact ist ein Sammlungs-Management-Programm zur Verwaltung von Museums- oder Sammlungsbeständen.
Das Programm basiert auf einer relationalen Datenbank (Oracle/MS-SQL-Server) und bietet eine hohe Flexibilität in der Erstellung von Relationen. Die Anpassung der Applikationen wird über Parametrisierung durch CMB durchgeführt. Dies erfolgt auf der Basis von Modulen oder „Datenarten“ und zugehörigen Funktionen sowie einstellbare Masken.
Datenarten sind Objekte, Personen, Bilder, Ereignisse, Dokumente, Archivalien, Akten, und AV-Medien.
Das Programm bietet Module für Leihvorgänge, e-Commerce-Anbindung, Webpublishing, Verpackungsmaterialverwaltung u.a.
Die Ein-/Ausgabe erfolgt über benutzerbezogene, einstellbare Listen, Formblätter bzw. entsprechende Fenstereinstellungen (z.b. Leuchtpult); Sucheneinstellungen können gespeichert werden. Eine Group-Editing-Funktion dient der Bearbeitung mehrerer Datensätze.
Zum Import von „Massen-Daten“ - wie Thesauri oder Bilder - existieren einfache Funktionen zur Verknüpfung oder Umstrukturierung.
Relationen können unter Berücksichtigung einer Benutzerberechtigung zwischen Datenarten und Datensätzen generiert werden. Die Relationen werden bei Selektion der Daten dargestellt.
Suchemöglichkeiten sind Volltext bzw. spezifisch über eine hierarchische oder alphabetische Struktur eines Thesaurus. Einschränkungen auf die Verfolgung verknüpfter Daten sind möglich. Das Suchergebnis wird in einer Ergebnisliste dargestellt.
Beim Bildimport werden automatisch Bilder in unterschiedlichen Qualitäten und Größen erstellt. Textanmerkungen, also digitale Wasserzeichen (z.B. © Vermerk) können automatisch in das Bild eingefügt werden.
Die Detailansicht aus der Dateiliste zeigt die Metainformation des Bildes: Auflösung, Verknüpfungen zu anderen Datensätzen, Erfassungsinformation und ursprüngliche Information des Bildes.
Ausdrucke werden über das "Reporting System" erstellt. So können Findbücher, Karteikarten, Leihverträge u.v.m. mit beliebigen Inhalten erstellt werden. Auch für Publikationen wird die Funktion Ausdrucke verwendet.
Das Workflow-Management in Artefact organisiert Arbeitsabläufe wie Leihe oder Arbeitsroutinen über Arbeitsmappen.
Multilingualität weist sich in Artefact besonders durch „on-the-fly“-Umschalte- und Erfassungsmöglichkeit aus. Sprachausführungen sind Deutsch, Englisch und Italienisch. In Vorbereitung sind Russisch, Französisch und Spanisch.
Zur Datensicherheit werden in Artefact entsprechende Benutzerzugriffsrechte, Logbuch über Zugriff- und Modifikationsprozesse, sowie im Hard-/Softwarebereich eine Firewall eingesetzt.

Präsentation

Der Artefact-Präsentationstermin fand bei der Firma CMB statt.
Die Evaluierung seitens CMB wurde Vorort am Dombauamt durchgeführt.

Vorführungen / Erfahrungsbericht HMW

Bericht Franz Zehetner:
Vorführung Artefact im HMW, Mag. Walter Öhlinger, DI Franz Zehetner - 17.4.2001, 13:15-14:45

Installation im HMW:

dzt. ca. 10.000 Objekte und ca. 5.500 Personen erfaßt; Thesaurus von Zettelkatalog-Systematik übernommen; Gruppen, Techniken etc. (Auswählen der Eingabemasken) von Albertina im Zuge eines „Updates“ (?) übernommen. Albertina verwendet Artefact aber nicht mehr (lt.W.Öhlinger); Bedienung durch unterschiedliche Personen, wobei anscheinend nicht alle (bzw. nur wenige) Möglichkeiten des Programmes ausgeschöpft werden. Anwendererfahrungen sind trotzdem wertvoll; gleiche Installation in Kupferstichkabinett der Akademie d. bildenden Künste (Werkvertrags-Unternehmerin arbeitet an beiden Systemen, dazu Pohanka, Öhlinger, etc. ).

Probleme und offene Fragen:

„Vermurkster“ Thesaurus
Kein Fehler von Artefact, weil (fehlerhaft) von Zettelkatalog-Systematik übernommen – ist aber ein Faktum und kann auch in anderen Installationen vorkommen; zur Problemlösung bietet Artefakt zwar Wartungstools für Thesaurus an; aber bei Verschiebung von Begriffen zu anderen Überbegriffen gehen Verknüpfungen verloren? Fehlbedienung oder Programmschwäche? wenn letzteres, dann Frage, ob behebbar?

Eingabemasken - Auswahllisten
Übernommen von Albertina (?); müßten natürlich neu formuliert werden; nicht kontextsensitiv, bei Skulptur ist z.B. Technik „Aquarell“ auswählbar? korrigierbar? mit welchem Aufwand? Bei Unvollständigkeit oder neuen Anforderungen: besteht Pflegemöglichkeit der Auswahl-Listen für „superuser“?

Nicht beobachtete, lt.W.Öhlinger berichtete Probleme:
Probleme bei Übernahme vom vorherigen Datensatz: tw. werden Verknüpfungen (Assoziationen) nicht übernommen; Thesaurus-Einträge bei Objekt erscheinen manchmal nicht. - bekanntes Problem? Hardwarefehler?

Referenzen:

Referenzprojekte sind:

BMW-München, Bildarchiv
http://www.historischesarchiv.bmw.de/hias/

Historisches Museum Wien,
Dr. Pohanka, Karlsplatz, A-1040 Wien, Tel. 00431-5058747

Graphische Sammlung Albertina, Dr. Benedik, Albertinaplatz, A-1040 Wien, Tel. 00431-534830

Museumsdorf Cloppenburg, Dr. Meiners, Bether Str. 6, D-49661 Cloppenburg, Tel. 04471-94840

Landesmuseum Emden, Dr. Scheele, Rathaus, D-26721 Emden, Tel. 04921-22855

Sammlung Essl, Klosterneuburg

Artothek, Bundeskanzleramt, Dr. Pichler, A-1010 Wien

Museum Moderner Kunst, Dr. Lachnit, Arsenalstr. 1, A-1030 Wien

Kupferstichkabinett, Dr. Knofler, Akademiehof, A-1010 Wien

Portfolio Kunst AB, Dr. Eisl, Mirthgasse 109, A-1190 Wien
u.a.

Links:

Software-Vergleich, Museumsdokumentation 1998 -
Ein Bericht der Arbeitsgruppe
Software-Vergleich in der Fachgruppe
Dokumentation beim Deutschen Museumsbund
http://www.museumsbund.de/fgdoku/ag-softwarevergleich/Test_DMB1.html

BMW-Bildarchiv
http://www.historischesarchiv.bmw.de/hias/

Datenbanken und Museumsarchiv-Lösungen
http://www.geocities.com/Tokyo/Towers/8189/databases.html

2.2.4.3. DocuWare

Produkt: DocuWare
http://www.docuware.de/

Hersteller: DocuWare AG, Germering bei München - Deutschland
http://www.docuware.de/

Kurzbeschreibung:

DocuWare liegt heute in Version 4.1 vor und ist der Kategorie 1, also kostengünstige Standardlösungen mit geringem Adaptierungs- und Einarbeitungsaufwand zuzuordnen.

DocuWare AG ist seit 1988 am Markt. Aus einer Entwicklung für PC-Karten für Scanneransteuerung über Bildkompression und Archivierung hat sich die DocuWare-Produktlinie herausgebildet. Die Software wird zum Erfassen, Indizieren, Versenden, Anzeigen und Drucken von Dokumenten aller Art eingesetzt.
 Ein Vielzahl an Modulen sind für DocuWare verfügbar:
Importfunktionen, Schrifterkennung (OCR), CD-Service zur Archivierung, Integration in LotusNotes bzw. Anbindung an SAP, Server-Client-Ausführungen.
Eine detaillierte Beschreibung von DocuWare ist der Produktpräsentation
http://www.docuware.de/1_produkte/produkte/index.cfm
zu entnehmen.

Präsentation:

DocuWare wird bei der Dombauhütte in Regensburg eingesetzt und demonstriert. Der Einsatzschwerpunkt der Archiv-Lösung ist stark auf die Bildmaterialien fokusiert.

Referenzen:

Von DocuWare existieren 4.500 Installationen in 10 verschiedenen Sprachen. Das Produkt wird lt. Refenenzliste in den Bereichen Industrie, Banken, Versicherungen und Servicebereich eingesetzt.

Links:

BAK-Informatik Berlin
http://bak-information.ub.tu-berlin.de/software/arch.html

2.2.4.4. HIDA

Produkt: HIDA
http://startext.de/HIDA3

Hersteller: startext GmbH, (Bonn)
http://www.startext.de

Kurzbeschreibung:

HIDA gehört zur oben genanten Kategorie 3 der Software-Lösungen.

HIDA (Hierarchischer Dokumentadministrator) gibt es seit 1988 und ist dzt. in der Version 3 Release 2 in 75 Institutionen im Einsatz.
HIDA ist eine Kombination aus einer relationalen und einer hierarchischen Datenbank. HIDA wird mit verschiedenen Datenfeldkatalogen ausgestattet.
 Eine kundenspezifische Anpassung wird von startext GmbH durchgeführt.
Programmschwerpunkte sind die Inventarisierung und Katalogisierung in Museen, Archiven und Bibliotheken. Zu den Bereichen gehören Daten erfassen, verwalten, finden; Material-, Inventur-, Bestandslisten, Inventarkarten drucken; wissenschaftliche Pulbikationen vorbereiten und Austausch mit anderen Institutionen.

Zielgruppen sind zum einen umfangreiche Bildsammlungen, zum anderen kleine und mittlere Museen. HIDA ist darauf ausgerichtet, die wissenschaftliche Katalogisierung in aller Differenziertheit zu unterstützen und dabei die Nutzung von Normdaten zu erleichtern.

Ein Beschreibung ist unter:
Software-Vergleich Museumsdokumentation 1998
Ein Bericht der Arbeitsgruppe Software-Vergleich
in der Fachgruppe Dokumentation
beim Deutschen Museumsbund
http://www.startext.de/hida/hida3/softvergl1.htm
zu finden.

Präsentation:

HIDA wird an der Dombauhütte Passau verwendet und demonstriert.

Referenzen:

Bildarchiv Foto Marburg
http://fotomr.uni-marburg.de/

Landesstelle für die Nichtstaatlichen Museen in Bayern
http://www.museen-in-bayern.de/

Sächsische Landesstelle für Museumswesen
http://museen-in-sachsen.smwk.de/

Albert-Ludwigs-Universitaet-Freiburg
http://www.uni-freiburg.de/

KUB - Kunsthaus Bregenz
http://www.kunsthaus-bregenz.at/

Germanisches Nationalmuseum
http://www.bn.shuttle.de/aski/gnm.htm

Spielzeugmuseum Nürnberg
http://www.nuernberg.de/ver/him/sp/index.htm

Museen der Stadt Nuernberg - Graphische Sammlung
http://www.nuernberg.de/ver/him/gr_d.htm

Historisches Museum Basel
http://www.unibas.ch/museum/d/hmb.htm

Institut für Kunstgeschichte Insbruck
http://info.uibk.ac.at/c/c6/c618/

Museum Bayerisches Vogtland
http://www.hof.de/museum/bayvl_mu.htm

Museen in Köln - Museum für Ostasiatische Kunst
http://www.museenkoeln.de/mok/index.html

Österreichische Nationalbibliothek
http://www.nhm-wien.ac.at/bundesmuseen/ONB/MAIN.HTM

Schlossmuseum Murnau
http://www.lrz-muenchen.de/~kl921aa/WWW/index.html

Museen in Köln - Wallraf-Richartz-Museum - Das Museum
http://www.museenkoeln.de/wrm/index.html

Museum für Kunst und Gewerbe Hamburg
http://www.mkg-hamburg.de/

Links

Literatur zu HIDA
http://www.startext.de/hida/h3referenz.htm#literatur
Software-Vergleich
http://www.startext.de/hida/hida3/softvergl1.htm

2.2.4.5. IMDAS

Produkt: IMDAS
http://www.imdas.at

Hersteller:
Johanneum Research
Graz
http://iis.joanneum.at/

Referenz:

Kunsthistorisches Museum
Münzkabinett 
http://www.khm.at

IMDAS-Pro wird verwendet

a) zur Erfassung des Bestandes im Inventar (rund 700.000 Objekte sind zu erfassen), damit verbunden zur Erstellung von Bestandskatalogen und als Unterstützung für die Objektbeschreibung bei Ausstellungskatalogen;
b) zur Aufnahme der Fundmünzen (Antike, Mittelalter, Neuzeit) aus Österreich und Erstellung einer Publikation derselben.

Staatliches Museum für Naturkunde Stuttgart
D-70191 Stuttgart
http://www.naturkundemuseum-bw.de

Landesmuseum für Technik und Arbeit in Mannheim  
D-68165 Mannheim

Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg
D-70029 Stuttgart
http://www.mwk-bw.de

2.2.4.6. Andere Archiv-Software-Lösungen von lokalen Anbietern:

Produkt: M-BOX
http://www.mbox.at

Hersteller:
daten unlimited
Schwaz / Tirol
http://www.mbox.at



Präsentation:

MBox wurde an der Dombauhütte demonstriert.

Referenz:

Swarovski Tirol
Porsche

2.2.4.7. Andere Archiv-Software-Lösungen von lokalen Anbietern

Eine Auflistung von verfügbaren Archiv-Software-Lösungen für den musealen Bereich wird vom Bak-Informatik (Berliner Arbeitskreis Informatik) angeführt:
http://snake.cs.tu-berlin.de:8081/~bak/software/museum.html

Auflistung von Archiv-Software-Lösungen des Deutschen Museumbundes:
http://www.museumsbund.de/fgdoku/ag-softwarevergleich/adressen-Anbieter-2000-11-28.html

Museum.hlp: Auflistung von Verbänden und Institutionen, Europäischer Zusammenarbeit, Inventarisierung und Dokumentationen –Standards, Regelwerke, Software:
http://home.t-online.de/home/Bulle/pinnwand.htm

Linksammlungen von Archiv-Software-Lösungen:
http://www.geocities.com/Tokyo/Towers/8189/databases.html

2.2.5. Zusammenfassung

Die angeführten Lösungenentsprechen mit Ausnahme von Dokuware alle der oben beschriebenen Kategorie 3, sind also Standard-Bildarchiv-Lösungen, die den Nutzerbedürfnissen angepasst werden.

Im wesentlichen bieten alle beschriebenen Produkte die erforderlichen Grundfunktionen wie:

• Import von Bildmaterialen (Workflow von Scannen bis Einpflege der Daten),
• "Leuchtpult" zur graphischen Auswahl und Bearbeitung von Bildmaterialien,
• Thesaurus,
• relationale Verknüpfungsmöglichkeit der gespeicherten Daten,
• verschiedener Datentypen,
• Suchmoeglichkeiten,
• Reporterstellung,
• Export der Bildmaterialine,
• Webanbindung

Je nach Hersteller sind die angeführten Funktionen in den Applikationen unterschiedlich starkt ausgepraegt.

Die meisten Anbieter unterstuetzen den Prozess der automatischen Generierung von mehreren Bildaufloesungen aus den gescannten Bildmaterialien, bzw. die automatische Ergaenzung von Urheberkennzeichnungen. Der Workflow der Bilderfassung kann bei wenigen Anbietern frei definiert werden. Auch der Datenimport via XML wird nicht von allen Anbietern unterstuetzt.

Hybride Methoden zur Verwaltung der Originale sind in allen angefuehrten Applikationen enthalten.

Umfassende Datenarten wie, Objekte, Personen, Bilder, Ereignisse, Dokumente, Archivalien, Akten, und AV-Medien, werden nur von einigen Anbietern unterstuetzt. Relationen zwischen den Datenarten sind nicht in allen System beliebig moeglich.

Masken und Darstellungen und Listen sind zwischen den Applikationen unterschiedlich Aufwendig zu definieren. Suchergebnisse sind in Volltext, Ergebnislisten und graphischen Darstellung hingegen bietet jeder Anbieter.

Multilingualität ist bei den Herstellern in unterschiedlicher "Qualitaet" realisiert.

Workflowprozesse fuer Arbeitsroutinen (Leihe) oder E-Commerce sind ja nach Anbieter unterschiedlich stark in der Applikation ausgepraegt bzw. ueber Zusatzmodule erhaeltlich.

Der Datenexport bzw. entsprechend Schnittstellen zu den in CIT geplanten BPDM-System sind bei den Anbietern beschraenkt realisiert.

Die Datensicherheit wird meist durch Firewall-konzept, Userverwaltung auf Windows- und Datenbankebene, Logfiles und Reports geboten.

Integrationsleistungen werden vom Anbieter direkt durchgefuehrt und werden von den Anbietern fuer das Projekt CIT mit eher gering Aufwand eingeschaetzt.

Alle angefuehrten Anbieter bieten eine Version fuer die Plattform Windows2000 an. Alternative Plattformen sind von einigen Anbietern moeglich.

2.3. Integrationskonzept von CIT-Archiv in die BPDM-Umgebung

Die abgebildete Version zeigt die CIT-Archiv Integration in die BPDM-Umgebung am Beispiel von Artefact:

Die Kartierungsdaten (MS-Access-Files und DWG-Files) werden auf einen vordefinierten Pfad zwischen den System BPDM und Archiv ausgetauscht. Der Datenimport ins Archiv erfolgt in Form eines Kontainers, der die
Kartierungsdaten (Bilder, DWG, Daten) zusammengefasst enthaelt.

Katierungsdaten werden in Kontainern verwaltet bzw. ausgetauscht.

Basis des Systems bildet ein Hardware-Server mit Intel-Architektur. Als Betriebsystem wird Windows2000 verwendet.

MS-SQL-Server wird eingesetzt, weil die Zahl an zu bearbeitenden Dokumenten in sinnvoller Relation zu den Software-Lizenzkosten steht.

Artefact ist eine Windows-Applikation und verwendet MS-SQL.

Abb. 2-x: Cathedral.IT: Lösungsvariante Archiv

2.4. Systeminstallations- und Erhaltungsinformationen

2.4.1. Software-Update, -Support, Wartung und Betreung

Der Software-Support wird durch die Software-Anbieter in unterschiedlichen Formen angeboten.

Die Checklist dient der Erfassung der angebotenen Leistungen:

Support wird Angeboten:
Updates
Newsgroups
Mailingliste
Webseitensupport (FAQ)
Newsletter
Usermeetings
Veranstaltungen
Konferenzen

Software-Änderungsanforderungen müssen über x Jahre angeboten werden.

2.4.2. Infrastrukturelle-Anforderungen

Das Archiv-System wird als Gesamtpaket, bestehend aus Betriebsystem, Datenbank, Archiv-Software vom Anbieter installiert und geliefert.

Betriebsystemvoraussetzungen sind Microsoft-Windows2000.

Lizenzkosten für das Betriebssystem müssen im Gesamtpaket enthalten sein.

Alle zur Archiv-Software gehörigen Kompontenen, sowie alle für den Zugriff für Enduser erforderlichen Komonenten müssen im Gesamtpaket integriert sein.

Beschränkungen für den Zugriff auf das Archiv-System (Zahl an Clients) müssen explizit genannt werden.

Weitere Informationen siehe Infratstrukturkonzept.

2.4.3. Implementierung, Schulung, Inbetriebnahme, Abnahme

Implementierung

Das Archiv-System wird seitens des Anbieters nach den oben beschriebenen Anforderungen an die Kundenbedürfnisse angepaßt.

Die Implementierung gilt als abgeschlossen, wenn ein vollständiger Testlauf über alle Funktionsbereiche erfolgreich durchgeführt worden ist.

Þ siehe auch Implementierungskonzept

Schulung

Schon während der Implementierung sind die Benutzer in die Produkt-Philosophie und die Implementierungsüberlegungen einzuführen.

Die Schulung ist so durchzuführen, daß die Benutzer in der Lage sind, Daten entsprechend sorgsam und in ausreichender Qualität einzupflegen und zu behandeln.

Der Nutzer muß seinen entstehenden Anforderungen nachkommen können.

Þ siehe auch Schulung

Inbetriebnahme

Die Inbetriebnahme umfaßt neben der Installation und Implementierung auch die Beobachtung des Datenerfassungsprozesses nach der Schulung der Nutzer. Der Aufwand ist mit dem Auftraggeber abzustimmen.

Þ siehe auch Installation

Abnahme

Ein Abnahmekonzept wird von der Dombauhütte bereitgestellt.

2.5. Ergänzende Informationen zu Archiv-Systemen

2.5.1. Einrichtungen und Verbände

Einrichtungen und Verbände zum Thema Archiv-Software-Lösungen:

Büro für Kulturvermittlung
http://www.austrianmuseums.net/

Cultural Service Centre AUSTRIA
http://www.cscaustria.at/

Museum.hlp: Auflistung von Verbänden und Institutionen, Europäischer Zusammenarbeit, Inventarisierung und Dokumentationen –Standards, Regelwerke, Software
http://home.t-online.de/home/Bulle/pinnwand.htm

2.5.1. Standards, Normdaten, Thesauren, Glossar

Normierungen

British standards, United States national standards,
http://www.willpower.demon.co.uk/thesbibl.htm#BSI1987

DIN 1463, ISO 2788 und ISO 5964
http://index.bonn.iz-soz.de/~sigel/DGI/KTF

Normdaten

AKL Allgemeines Künstlerlexikon
http://www.saur.de/akl

SWD   Schlagwort-Normdaten

GKD    Gemeinsame Körperschaftsdatei

PND    Personen-Namens-Datei
http://www.ddb.de/professionell/pnd.htm

ICONCLASS   Ikonographische Beschreibung
http://www.iconclass.nl/texts/sysfr.htm

SPECTRUM
http://www.mdocassn.demon.co.uk/spectrum.htm

Thesauren

AAT     Art & Architecture Tehsaurus
TGN    Thesaurus for Geographical Names
ULAN   Union List of Artist Names

Software-Produkte für Thesauren
http://www.willpower.demon.co.uk/thessoft.htm

Thesaurus-Management-Software
http://www.fbi.fh-koeln.de/labor/bir/thesauri_new/thsoften.htm

Informationslinguistik
http://www.phil.uni-sb.de/fr/infowiss/papers/iwscript/infoling

Glossar

Deutscher Museumbund
http://www.museumsbund.de/fgdoku/ag-softwarevergleich/startglossar.html

Anderes

Kunstgeschichte im Netz
http://www.fotomr.uni-marburg.de/adressen.htm

Portale für Museen
http://webmuseen.de/VortragDMB/Start.htm

Museumsliterature Online / ICOM
http://v.hbi-stuttgart.de/museum